Bento 4で年賀状を管理する
2011/08/30 08:03 カテゴリ：iMac
夏に年賀状とか、ちょっと季節外れの言葉だけど、ファイルメーカー社のパーソナルデータベースBento 4がセールで安かったので買ってしまい、前からやってみようと思っていた年賀状整理に最初に取り組んでみた。
実は以前に、試用版を使ってチャレンジしたことがあったのだけど、途中で面倒だ、という結論になってしまっていた。
今回、製品版をMacApp Storeで購入して、無事に目的を達成できたのでメモ。
まず、目的の設定。
やりたいことは年賀状の整理ではあるけど、あまり高度なことや、欲張りすぎるとロクでもないことになりそうなので、本当に最小限に絞り込んだ。
「今年もらった年賀状の住所と、Macのアドレスブックを照らし合わせて、修正しやすくするためのデータベース」
今までは、もらった紙の年賀状を1枚1枚めくって、アドレスブックを検索し、該当者をひっぱり出し、住所を照合して、違っていれば修正する、という手順を踏んでいた。
画面上で、年賀状とアドレスデータを並べてみられれば、いちいち検索したり、見比べる手間が減るのでは、と考えた。
データベースなので、情報を入力する枠(フィールド)の設定が必要だけど、ここはシンプルに、もらった年、表面、裏面の3つだけ。表面、裏面のフィールドにはScanSnapで両面スキャンした年賀状のJPEGファイルを保存する。
ある相手からもらった年賀状1枚を1レコードとし管理する、という感じ。
フィールドの設定は、昔、ファイルメーカーを使っていたので、この程度であればさくっとできた。
これで、年賀状を1枚ずつ別レコードとして管理できる。
これを差出人であるアドレスブックのデータとひも付ける必要があるが、これはBentoであれば結構簡単。
左のカラムにあるアドレスブックのアイコンを、今の年賀状データベースにドラッグ&ドロップすればいい。
そうすると関連データのフィールドが作成されて、アドレスデータをひもづけるためのボックスができる。ここのアイコンをクリックして、アドレスブックの該当者のデータを検索し、ひも付け設定できる。
この関連データのフィールドに表示させる項目は、自由に設定できるので、一連の住所データを表示するようにしておけばいい。また、この表示画面でデータの修正もできて、修正した内容は、元のアドレスブックにすぐに反映される。（というか、元のアドレスブックのデータが表示されているだけなので、すぐに反映されるのは当たり前か）
一応、データベースとしてはこれで完成。
次に年賀状のスキャン。
ScanSnapで、年賀状を表面、裏面を同時にスキャンして、JPEGファイルにしておく。
表面と裏面のJPEGを1枚ずつ、Bentoの宛名面と裏面のフィールドにドラッグ&ドロップして登録。
年フィールドも埋めておく。これは表形式でコピペできるので、手間はかからない。
ひも付けは、関連フィールドの+アイコンをクリックして、年賀状の差出人の名前で検索、設定すると、ひも付けられる。
入力とひも付けが終われば、新しい住所と古い住所が同じ画面に表示されるようになった。
で、一枚づつ見て、必要があれば、アドレスブックのデータを修正する。
ということで、これで最初に設定した目的は達成。
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住所情報を修正するため、という目的は達成したのだけど、実は、もともとBentoを試してみようと思っていた、年賀状の整理という目的もほぼ達成されていたことに、作り終わってから気づいた。
関連フィールド機能を使って、年賀状データベースにアドレスブックデータをひもづけた時点で、逆側、つまりアドレスブックからみて、年賀状データもひもづけられていたようだ。
つまり、ある人からもらった年賀状を、もらった年ごとにまとめたり、任意の年賀状を表示させることができるようになっていた、ということ。
やり方は簡単で、Bentoの左カラムにあるアドレスブックをクリックして、新しく年賀状フォームを追加。
新しくできたフォームに、先ほどの逆の要領で、年賀状のデータベースをドラッグ&ドロップして、関連データフィールドとして表示できるようにすればよい。
すると、年賀状データベース側でひもづけた年賀状データがすぐに表示される。
年賀状データベース側に複数年の年賀状が登録されていれば、その人から貰った年賀状がすべて表示される。
表示されている年賀状は、その場で拡大表示したり、年賀状データベース側に切り替えたりできる。
アドレス側からも年賀状が参照できることを知ったとき、Bento意外と賢いじゃん、と感心してしまった。
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作業全体の中で、ひも付け作業がやっぱり一番面倒。
Bentoには、iPadやiPhone版もあるので、iPadで外出中の空いた時間にひも付けをしておいて、Macに同期させるということもできる。
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一応、簡単ながらBentoで目的を達成できたのだけど、Bentoなかなかいいかも。
Macの標準アドレスブックと連携して、ちょこっとデータを増やすことができたりするのは特に。
Bento - FileMaker, Inc.